En toda empresa, sobre todo tras los acontecimientos de los últimos años, es necesario contar con un plan de crisis. Este plan marcará en todo momento como será la reacción de una empresa ante una situación de este tipo. El objetivo será minimizar en todo momento los posibles efectos negativos, por ello en Healthy Work vamos a explicar como hacer un plan de crisis de forma efectiva.
¿En qué consiste un plan de gestión de crisis?
Toda empresa cuenta con un plan de crisis para saber que debe hacer ante una situación negativa y lograr así minimizar los posibles efectos negativos. Este plan queda siempre enmarcado en un documento que todo el equipo de la empresa puede consultar y actualizar si es necesario.
Existen muchas formas de organizar un plan de gestión de crisis, pero estos suelen plasmarse como una especie de lista de verificación. Esto ayudará a que, en el momento que surja algún problema, puedan ir marcándose las tareas que se deben hacer para responder a dicho problema.
Es cierto que es muy difícil adelantarse a las crisis que puedan sucederse. Pero para poder hacernos una especie de idea, podemos llevar a cabo un análisis de todos los riesgos que puede tener la empresa. Con ese documento podrás hacerte una idea de las amenazas que podrían afectar a tu empresa.
Los 6 pasos para crear un plan de gestión de crisis
Una de las claves para poder llevar a cabo de forma eficiente un plan de crisis, es dividirlo en diferentes pasos que sean realizables. Esto te ayudará a conocer fácilmente los posibles riesgos de tu empresa, para no sentirte más tarde abrumado por la situación. Estos son los pasos que deberás seguir:
1. Selecciona a un equipo de liderazgo
Entes de comenzar a planificar todo lo relacionado con la gestión de la crisis, deberás formar un equipo de líderes con el que tendrás que colaborar durante el proceso de planificación. Este equipo será el encargado de tomar decisiones durante la crisis.
Es importante que este equipo sea formado al comienzo del proceso, para que así puedan conocer perfectamente todos y cada uno de los detalles para llevar a cabo el plan de crisis de forma correcta.
2. Analiza todos los riesgos
Una vez que hayas conformado el equipo, deberás comenzar con la planificación Por ello, lo mejor es que os reunáis y hagáis una especie de lluvia de ideas donde evaluéis todos y cada uno de los posibles riesgos de la empresa.
Con este documento podrás identificar de forma más sencilla cada uno de los posibles riesgos que ocurran. Con este documento podrás estar preparado ante cualquier contratiempo que pueda suceder. También podrás conocer qué problemas son más probables que ocurran frente a otros, pudiendo así preparar una respuesta adecuada.
3. Calcula el impacto en la empresa
Una vez que ya conoces los posibles riesgos de la empresa y cuáles de ellos es más probables que ocurran, deberás de calcular cuál será el impacto que tenga en la empresa. Ten claro que cada uno de los posibles riesgos implicará un impacto diferente en tu empresa.
Es por esto que es importante que puedas analizarlos siempre por separado. Algunos de los posibles impactos que pueden sucederse en la gestión de crisis de una empresa podrían ser la perdida de clientes, daño en la reputación, multas por saltarse las reglas, entre otras situaciones.
4. Prepara tu respuesta en el plan de crisis
Una vez que ya has conformado un equipo de líderes, analizado los posibles problemas y el impacto que pueden tener en tu empresa, el siguiente paso del plan de gestión de crisis será tener clara la respuesta. En esta parte del plan de crisis tendrás que establecer las acciones que se deben llevar a cabo ante cualquier riesgo que pudiera ocurrir.
5. Consolida la actuación del plan
El siguiente paso en un plan de crisis, una vez que ya se hayan comprendido las amenazas de tu empresa, será establecer la estrategia de actuación. Este plan de gestión de crisis deberán tener elementos como un protocolo de activación y aquellos contactos de emergencia. Es importante que el equipo responsable conozca bien el plan para que sepan qué hacer en todo momento.
6. Actualiza tu plan de gestión de crisis con frecuencia
Una vez que ya hayas elaborado todo el documento del plan de crisis, tendrás que revisarlo para comprobar que no se te escapa nada. Lo mejor es que una vez al año lleves a cabo una revisión y lo actualices en caso de que sea necesario. Al final, los posibles riesgos para una empresa pueden cambiar con el paso del tiempo.
¿Por qué es necesario contar con un plan de gestión de crisis?
En toda empresa es fundamental tener claro un plan de gestión de crisis para estar preparado ante cualquier evento o problema imprevisto. Contar con un plan de estas características podrá ayudar a reducir el impacto de una crisis en tu empresa.
Cuando todo el equipo se encuentra preparado ante la posibilidad de tener un problema, entonces las posibilidades de sufrir muchos daños será reducida. Además, este plan de gestión de crisis también es muy necesario, ya que ayudará a la empresa a saber salir de dicha situación una vez que ocurre.
Al final, contar dentro de tu empresa con un plan para gestionar una crisis es algo que debe ser obligatorio. Tener uno preparado solo te acarreará beneficios porque tu equipo sabrá que hacer en todo momento para que los problemas que surjan puedan ser minimizados. Toda empresa debería contar con un buen plan de gestión de crisis.
¿Qué debe incluir el plan de gestión de crisis de una empresa?
Cuando se elabora un plan de crisis, existen una serie de elementos que deben incluirse siempre dentro de los documentos. Estos son:
Análisis de los riesgos
Ya lo hemos mencionado antes, pero una parte fundamental de tu plan de crisis será establecer aquellos riesgos que son más probables en una empresa. Por ello, deberás hacer una lista de los más probables a los menos. Es importante incluirlos en el documento para que todo el mundo pueda consultarlos cuando sea necesario.
Protocolo de activación
En esta parte del documento se establecerá que acciones se llevarán a cabo cuando se produzca una crisis en una empresa. En esta parte se dejará claro qué personas del equipo deberán comenzar a tomar medidas cuando la crisis vaya avanzando. También se podrá establecer un nivel a superar para comenzar a llevar a cabo diferentes acciones.
Lista de contactos de emergencia
Una de las partes clave de un plan de crisis será incluir una serie de contactos de emergencia para poder acelerar la respuesta ante el comienzo de una crisis. En esta lista de contactos se pueden incluir los servicios sanitarios de emergencia, la policía, el departamento de bomberos, etc.
También podrían incluirse contactos como de fontaneros, electricistas y cualquier otro servicio que guarde relación con aquellos riesgos laborales que ya has identificado en el análisis de amenazas.
Protocolo de respuesta
Dentro del plan de crisis también se deberá establecer como será la respuesta ante esta. Aquí se dejará claro cada uno de los papeles de las personas del equipo cuando el plan de gestión de crisis se activa.
Esta parte es fundamental, ya que será clave para saber qué persona actúa en cada momento, quién se encarga de realizar ciertas llamadas o quién es el que debe hablar con el resto de empleados.
Estrategia para la comunicación externa
Como bien sabemos, una crisis puede que no solo afecte al interior de la empresa, sino que también puede afectar a las partes externas. Aquí se establecerá quién es el encargado de llevar a cabo dicha comunicación externa. Esta parte es importante, ya que de ella dependerá la imagen externa de la empresa tras o durante la crisis.
Evaluación tras la crisis
Una vez que la crisis se haya superado, es relevante que dentro del plan de gestión de crisis se establezca qué ha salido bien y qué ha salido mal. Esta tiene importancia, puesto que nos ayudará a corregir y actualizar de forma sencilla nuestro plan de gestión de crisis para futuras ocasiones.
Esperamos que con esto haya quedado claro qué es un plan de crisis y cuál es la mejor forma de elaborarlo. Al final, debemos saber que este es una parte crucial dentro de una empresa. De este dependerá el poder salir correctamente de una crisis sin tantas perdidas.
También podrán ayudarte en mejorar pensando en el futuro, para que en caso de que se presente otra situación como esta, puedas tomar las medidas necesarias para solventarla. Los planes de crisis ayudarán a tu empresa y empleados a poder avanzar de forma conjunta.
Desde Healthy Work, queremos recordar que todo plan de intervención ante una crisis debe de tener en cuenta el impacto en las personas, en los empleados. No solo en las empresas. Cualquier crisis afecta la salud física, mental y social de todas las personas afectadas por la situación. Cuidar, brindando apoyo a las personas para procesar lo que ocurre u ocurrió es algo que no podemos dejar de tener en cuenta.
Miguel Ángel Cristóbal Carle